Сотрудник получил деньги под отчёт, оплатил покупку, а чека нет: потерял, не выдали или он выцвел. Бухгалтер не принимает отчёт, сотрудник боится, что деньги вычтут из зарплаты. Разберёмся, что можно сделать и чем это грозит каждой стороне.
Сначала — попробовать восстановить чек
Это самый простой вариант. Продавец может распечатать копию или прислать электронный чек, многие сервисы уже отправили его на почту или в приложение. Как это сделать, по шагам — в статье «Потерял кассовый чек».
Какие документы могут заменить чек
По статье 252 Налогового кодекса расход должен быть подтверждён документами, причём закон прямо допускает документы, которые подтверждают его косвенно. Поэтому вместо чека часто подходят:
- Договор, счёт, акт, накладная, УПД — показывают, что именно куплено или оказано и по какой цене.
- Выписка банка — подтверждает, что деньги ушли конкретному продавцу. Работает в паре с документом о покупке.
- Билеты и посадочные талоны — для проезда в командировке.
- Счёт гостиницы или подтверждение бронирования с оплатой — для проживания.
- Переписка с продавцом, подтверждение заказа — как дополнение к остальным документам.
Конкретный набор документов, который примет ваша бухгалтерия, зависит от учётной политики компании. Лучше уточнить это до того, как собирать бумаги.
Если подтвердить нечем: что будет с налогами
| Кто | Что происходит | Почему |
|---|---|---|
| Компания на ОСНО или УСН «доходы минус расходы» | Не уменьшает налог на эту сумму | Расход не подтверждён документами (ст. 252, 346.16 НК) |
| ИП или компания на УСН «доходы» | Для налога ничего не меняется | Расходы на этом режиме налог не уменьшают |
| Сотрудник | Сумма может стать его доходом, с неё удержат НДФЛ | Деньги получены, а расход на нужды компании не подтверждён |
Компания может признать расход в бухгалтерском учёте по служебной записке или акту, если руководитель согласен, что покупка была. Но в налоговых расходах такая сумма уже не учитывается.
Когда расход удержат из зарплаты
Если сотрудник не отчитался и не вернул деньги, компания вправе удержать долг из зарплаты (ст. 137 Трудового кодекса). Но с ограничениями:
- решение об удержании принимают не позднее месяца после срока, когда аванс нужно было вернуть или отчитаться;
- сотрудник не оспаривает ни основание, ни сумму;
- за одну выплату можно удержать не больше 20% зарплаты (ст. 138 ТК).
Если срок пропущен или сотрудник не согласен, удержать деньги можно только через суд. Поэтому обеим сторонам выгоднее спокойно собрать документы, чем спорить.
Командировка без документов о проживании
Для командировок есть отдельное правило. Если сотрудник не подтвердил оплату жилья, компенсация не облагается НДФЛ в пределах 700 рублей в сутки по России и 2500 рублей за границей (п. 3 ст. 217 НК). Всё, что выше, облагается налогом. Суточные в тех же пределах тоже не облагаются, для них документы не нужны.
Что делать прямо сейчас
- Не тянуть. Авансовый отчёт сдают в течение трёх рабочих дней после срока, на который выданы деньги, или после выхода на работу.
- Попросить чек у продавца — копию или электронный.
- Собрать всё, что есть: выписку, договор, накладную, переписку.
- Написать служебную записку: что, когда и зачем куплено, почему нет чека.
- Согласовать с бухгалтерией, какие документы её устроят.